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Für jede Gemeinschaft

Die Werkzeuge von ordocommunity für Termine, Kommunikation, Verwaltung und KI im Überblick.

Was eure Gemeinschaft im Alltag braucht

Werkzeuge für Terminplanung, Verwaltung und Abrechnung. Wählt eine Karte aus, um mehr zu erfahren.

Mobile App

Kalender und Chat auch unterwegs und offline dabei

Alle Mitglieder öffnen Kalender und freigegebene Inhalte auf dem Smartphone. Kalender und Chat bleiben auch im Proberaum ohne Netz lesbar, Änderungen im Kalender werden abgeglichen, sobald wieder Netz da ist. Dokumente brauchen eine Verbindung.

Persönlicher Kalender mit Zu- und Absage
Freigegebene Vereinsinhalte ansehen
Kalender und Chat auch offline öffnen
Abgleich, sobald wieder Netz da ist

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Zum Sprechen tippen

Spracheingabe

Protokolle, Notizen und Kommentare diktieren statt tippen

Nach der Probe oder der Vorstandssitzung ist Diktieren oft schneller als Tippen. Sprecht eure Notizen direkt vor Ort ein, lasst sie verschriften und prüft den Text vor dem Speichern.

Diktieren in unterstützten Textfeldern
Transkription auf Desktop und mobil
Text vor dem Speichern bearbeitbar

KI-Assistent

Fragen zum Verein stellen und freigegebene Aktionen ausführen

Der KI-Assistent beantwortet Fragen rund um euren Verein, nutzt freigegebene Dokumente wie Satzung oder Hausordnung und führt erlaubte Aktionen aus. Dabei zeigt er immer, welche Funktion er nutzt.

Dialog mit Kontext aus eurem Verein
Der Vorstand legt über Rechte und KI-Lizenzen fest, wer die KI nutzt
Serverseitig abgesicherte Aktionen
Personenbezogene Angaben werden vor dem Versand ersetzt

Kalender & Einladungen

Proben, Dienste und Feste in einem Kalender

Ladet eure Mitglieder zur Probe oder zum Übungsdienst ein, statt eine WhatsApp-Umfrage anzulegen. Alle sagen mit einem Tippen zu oder ab, in den bezahlten Tarifen gehen Erinnerungen automatisch per E-Mail raus, und geteilte Kalender zeigen Überschneidungen.

Einladungen mit Zu- und Absage
Erinnerungen per E-Mail
Serientermine und geteilte Kalender
Warnung bei Terminüberschneidungen

Team-Chat

Nachrichten im Team, direkt oder in Gruppen, ohne private Messenger

Schreibt eurer Gruppe, einzelnen Mitgliedern oder mehreren auf einmal direkt in ordocommunity. Antworten, Reaktionen, Umfragen und Anhänge bleiben bei euch, und aus einem Gespräch wird bei Bedarf ein Anruf.

Team-, Gruppen- und Direktnachrichten
Umfragen, Reaktionen und Dateianhänge
Im Browser und in der App, den Verlauf auch ohne Netz lesen

Online-Meetings

Videokonferenzen direkt am Termin, auf eigenen Servern

Hängt an einen Termin oder eine Sitzung einen Videoraum. Eure Mitglieder treten direkt bei, eingeladene Gäste warten in einer Lobby, bis ihr sie hereinlasst. Bild und Ton laufen über unsere eigenen Server statt über Teams, Zoom oder Meet.

Ein Videoraum zu jedem Termin und jeder Sitzung
Externe Gäste mit Lobby und Freigabe
Keine Aufzeichnung und keine Drittanbieter

Videos

Aufnahmen von Proben, Auftritten und Festen an einem Ort

Ladet Aufnahmen von Proben, Auftritten oder Vereinsfesten hoch. Daraus schneidet ihr Clips und teilt sie mit eurer Gruppe oder per Link mit Familie und Freunden.

Auch große Dateien zuverlässig hochladen
Clips mit Start und Ende schneiden
Clips für die Gruppe oder per Link teilen

Dokumente & Wissen

Satzung, Protokolle und Vorlagen für Mitglieder und KI zentral ablegen

Legt Vereinsdokumente zentral ab, teilt sie mit den richtigen Mitgliedern und nutzt sie als Wissensbasis für den KI-Assistenten.

Dokumente zentral ablegen und teilen
Als Wissensbasis für die KI nutzen
Favoriten für den schnellen Zugriff
Downloads und Exporte

Akten für Mitglieder und Personal

Mitgliederakte und Personalakte an einem Ort

Legt für Mitglieder, Ehrenamtliche oder Angestellte eine digitale Akte an: Ehrungen, Vereinbarungen, Schlüsselübergaben oder Verträge stehen als Einträge im Verlauf, mit Dateien und Wiedervorlage. Welche Register und Felder eine Akte hat, bestimmt ihr selbst.

Vorlagen für Mitglieder- und Personalakte
Wiedervorlagen und Aufgaben mit Erinnerung
Nur Berechtigte lesen mit, Zugriffe werden protokolliert

Persönliches Dashboard

Anstehende Termine, Aufgaben und Zahlen passend zur Rolle im Verein

Das Dashboard bündelt anstehende Termine, offene Aufgaben und wichtige Zahlen. Vorstand, Kasse und Mitglieder sehen jeweils, was sie brauchen.

Persönlicher Überblick nach Rolle im Verein
Kommende Termine
Schnellzugriff auf häufige Aufgaben

Rollen & Rechte

Vorstand, Kasse und Mitgliedern die passenden Rechte geben

Legt Rollen wie Vorstand, Kassenwart oder Gruppenleitung an, verwaltet Mitgliedschaften und vergebt zentral die passenden Rechte an Mitglieder und Gäste.

Rollen und Mitgliedschaften
Rollenbasierte Berechtigungen
Sichere Trennung zwischen Vereinen

Benachrichtigungen

Änderungen, Einladungen und Erinnerungen an die richtigen Mitglieder senden

Wird eine Probe verlegt, erfahren es alle rechtzeitig. Benachrichtigungen führen direkt zum Inhalt und zeigen, ob sie gelesen wurden.

Hinweise zu Änderungen und Einladungen
Direkte Verlinkung zum Inhalt
Gelesen- und Ungelesen-Status

Zeiterfassung & Auslagen

Ehrenamtsstunden und Auslagen erfassen und prüfen

Ehrenamtliche und Übungsleitungen erfassen ihre Stunden per Timer oder nachträglich und reichen sie wochenweise zur Freigabe ein. Kasse und Vorstand prüfen alles an einem Ort. Auslagen lassen sich als Excel oder PDF exportieren.

Zeiterfassung per Timer oder nachträglich
Wochenweise Freigabe der Stunden
Auslagen mit Belegen
Export der Auslagen als Excel oder PDF

Lizenzen & Abrechnung

Tarif, Lizenzen, KI-Kontingent und Speicher des Vereins verwalten

Seht den aktiven Tarif, enthaltene Leistungen und Kontingente und weist Mitgliedern Lizenzen zu.

Tarif- und Leistungsübersicht
Lizenzzuweisung pro Mitglied
KI- und Speicherkontingente

Feedback & Support

Fragen und Probleme als Support-Tickets verfolgen

Mitglieder erfassen Feedback mit Kontext, verfolgen den Status und führen die Unterhaltung mit dem Support an einem Ort weiter, statt in E-Mails.

Feedback und Fehlermeldungen erfassen
Status und Verlauf nachvollziehen
Antworten direkt am Ticket

Mitgliederverwaltung

Alle Mitglieder in einem Verzeichnis, auch ohne Login

Ehrenamtliche und passive Mitglieder gehören zum Verein, haben aber oft kein Konto. Das Mitgliederverzeichnis führt alle Personen des Vereins an einem Ort, mit Stammdaten und Mitgliedschaften.

Mitgliedsnummer, Kontaktdaten und Geburtsdatum
Mitgliedschaften mit Status wie aktiv, pausiert oder ausgetreten
Bestehende Konten direkt übernehmen

Abwesenheiten

Rechtzeitig wissen, wer bei Probe oder Dienst fehlt

Mitglieder melden Urlaub oder Krankheit an einem Ort. Wer plant, sieht sofort, wer fehlt. Andere Mitglieder sehen die Abwesenheit, aber keine Notizen.

Meldungen mit einstellbaren Freigabewegen
Kontingente und Resttage
Gemeinsamer Kalender mit allen Abwesenheiten

Dienstplan

Dienste über Gruppen, Abteilungen und Projekte in einer Woche planen

Der Dienstplan zeigt eine Woche über alle Bereiche, von der Gruppe bis zum festen Dienst wie der Hallenaufsicht. Überschneidungen mit anderen Terminen fallen auf, bevor es die Mitglieder merken.

Wochenansicht pro Person über alle Bereiche
Zeitachse über mehrere Wochen
Abwesenheiten direkt im Plan sichtbar

Helferplan

Helfer fürs Vereinsfest ohne Excel-Liste einteilen

Legt Tage, Zeitfenster und Aufgaben wie Kuchenstand oder Aufbau als Raster an und bestimmt, wie viele Helfer pro Feld gebraucht werden. Nach dem Veröffentlichen tragen sich Mitglieder ein, auf Wunsch auch Eltern und Freunde über einen öffentlichen Link.

Raster mit Plätzen pro Zeitfenster und Aufgabe
Öffentlicher Link zum Eintragen
Vorlagen, Druckansicht und CSV-Export

Raumbuchung

Vereinsheim, Proberaum und Halle ohne Doppelbuchung belegen

Eine Buchung ist ein Kalendertermin mit Raum, auch als wöchentliche Serie. Überschneidungen werden beim Speichern abgelehnt. Eine abgesagte Probe bleibt durchgestrichen sichtbar und gibt den Raum wieder frei.

Wochenübersicht über alle Räume
Prüfung auf Doppelbuchungen, auch bei Serien
Ganze Räume oder einzelne Bereiche buchen

Arbeitsboards

Aufgaben des Vereins an einem Ort statt in Chats und Listen

Arbeitsboards bündeln die Arbeit des Vereins in Spalten und Karten, vom Sommerfest bis zur Mitgliederversammlung. Boards lassen sich verschachteln und als Board, Matrix, Liste oder Zeitachse ansehen.

Board-, Matrix-, Listen- und Zeitachsenansicht
Eigene Felder und gespeicherte Ansichten
Private, Gruppen- und Vereinsboards

Notizen

Notizen schreiben, mit der Vereinsarbeit verknüpfen und in Aufgaben verwandeln

Schreibt eine Notiz einmal und verknüpft sie mit anderen Notizen, Aufgaben und Boards. Offene Kontrollkästchen werden nach eurer Bestätigung zu Aufgaben, und Ehrenamtsstunden lassen sich direkt verbuchen.

Markdown, das beim Tippen formatiert wird
Mit [[ auf Notizen, Aufgaben und Boards verweisen
Aufgaben und Zeit erst nach eurer Bestätigung anlegen

Spesenregeln

Fahrtkosten und Pauschalen aus der Anwesenheit berechnen lassen

Eine Regel legt fest, wann die Teilnahme an einem Termin Spesen auslöst, für wen und in welcher Höhe. So muss niemand im Verein jede Fahrt von Hand abrechnen.

Euro pro Kilometer, Pauschale oder Stundensatz
Abweichungen pro Gruppe und Obergrenzen
Vorschau vor jedem Abrechnungslauf

Geodienste

Adressen finden, Orte markieren und Entfernungen berechnen

Geodienste finden Adressen und setzen Vereinsheim, Proberaum oder Auftrittsort auf die Karte. Für Spesenregeln berechnen sie die Kilometer von der Heimatadresse bis zum Ort des Termins.

Adresssuche beim Anlegen von Räumen
Standort jedes Raums auf der Karte
Kilometer als Grundlage für Spesenregeln

API-Integrationen

Externe Systeme sicher an euren Verein anbinden

Über die öffentliche API verbinden sich eigene Systeme direkt mit eurem Verein. Den Anfang machen die Arbeitsboards. Den Zugriff legt ihr pro Client und Funktion fest.

Anmeldung per OAuth 2.0 Client Credentials
Zugriff pro Funktion: keiner, lesen oder ändern
Dokumentierte Schnittstelle als OpenAPI

Ankündigungen

Neuigkeiten und wichtige Hinweise zur Plattform an einem Ort lesen

Unter Ankündigungen erscheinen Hinweise zu neuen Funktionen und Wichtiges zur Plattform. Jede Ankündigung richtet sich gezielt an bestimmte Vereine und Rollen, und ihr seht nur, was für euch gedacht ist.

Gezielt nach Verein und Rolle
Hinweise zu neuen Funktionen
Alle Meldungen auf einer eigenen Seite

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