Alles drin
Für jede Organisation
Die Werkzeuge von ordowork für Planung, Kommunikation, Verwaltung und KI im Überblick.
Was Ihre Organisation im Alltag braucht
Werkzeuge für Planung, Verwaltung und Abrechnung. Wählen Sie eine Funktion aus, um mehr zu erfahren.
Mobile App
Kalender und Chat auch unterwegs und offline
Ihre Mitarbeitenden öffnen Kalender und freigegebene Inhalte auf dem Smartphone, auch beim Kunden oder auf Dienstreise. Kalender und Chat bleiben auch ohne Netz lesbar, Änderungen im Kalender werden nach der nächsten Verbindung abgeglichen. Dokumente brauchen eine Verbindung.
- Persönlicher Kalender mit Zu- und Absage
- Freigegebene Inhalte ansehen
- Kalender und Chat auch offline öffnen
- Abgleich nach neuer Verbindung
Zum Sprechen tippen
Spracheingabe
Protokolle, Notizen und Kommentare diktieren statt tippen
Nach einem Meeting ist Diktieren oft schneller als Tippen. Sprechen Sie Ihre Notizen direkt ein, lassen Sie sie verschriften und prüfen Sie den Text vor dem Speichern.
- Diktieren in unterstützten Textfeldern
- Transkription auf Desktop und mobil
- Text vor dem Speichern bearbeitbar
KI-Assistent
Fragen stellen und erlaubte Aktionen ausführen
Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu Ihrer Organisation, nutzt freigegebene Dokumente wie Richtlinien und Handbücher und führt erlaubte Aktionen aus. Dabei zeigt er immer, welche Funktion er nutzt.
- Dialog mit Kontext aus Ihrer Organisation
- Administratoren legen über Rechte und KI-Lizenzen fest, wer die KI nutzt
- Serverseitig abgesicherte Aktionen
- Personenbezogene Angaben werden vor dem Versand ersetzt
Kalender & Einladungen
Meetings, Einladungen und Rückmeldungen in einem Kalender
Laden Sie Kolleginnen und Kollegen direkt zum Meeting ein, statt Termine per E-Mail abzustimmen. Alle sagen mit einem Klick zu oder ab, Erinnerungen gehen automatisch raus und geteilte Kalender zeigen Überschneidungen.
- Einladungen mit Zu- und Absage
- Automatische Erinnerungen
- Serientermine und geteilte Kalender
- Warnung bei Terminüberschneidungen
Team-Chat
Team-, Gruppen- und Direktnachrichten innerhalb Ihrer Organisation
Schreiben Sie Ihrem Team, einzelnen Kolleginnen und Kollegen oder einer Gruppe direkt in ordowork. Antworten, Reaktionen, Umfragen und Anhänge bleiben in Ihrer Organisation, und aus einem Gespräch wird bei Bedarf ein Anruf.
- Team-, Gruppen- und Direktnachrichten
- Umfragen, Reaktionen und Dateianhänge
- Im Browser und in der App, den Verlauf auch ohne Netz lesen
Online-Meetings
Videokonferenzen direkt am Termin, auf eigenen Servern
Hängen Sie an einen Termin oder eine Sitzung einen Videoraum. Mitglieder Ihrer Organisation treten direkt bei, eingeladene Gäste warten in einer Lobby, bis Sie sie hereinlassen. Bild und Ton laufen über unsere eigenen Server statt über Teams, Zoom oder Meet.
- Ein Videoraum zu jedem Termin und jeder Sitzung
- Externe Gäste mit Lobby und Freigabe
- Keine Aufzeichnung und keine Drittanbieter
Videos
Schulungs- und Erklärvideos an einem Ort
Laden Sie Schulungsvideos, Produktdemos oder Aufzeichnungen aus Workshops hoch. Daraus schneiden Sie Clips und teilen sie mit Ihrem Team oder per Link mit Kunden und Partnern.
- Auch große Dateien zuverlässig hochladen
- Clips mit Start und Ende schneiden
- Clips fürs Team oder per Link teilen
Dokumente & Wissen
Richtlinien, Prozesse und Vorlagen für Team und KI zentral ablegen
Legen Sie Dokumente zentral ab, teilen Sie sie mit den richtigen Kolleginnen und Kollegen und nutzen Sie sie als Wissensbasis für den KI-Assistenten.
- Dokumente zentral ablegen und teilen
- Als Wissensbasis für die KI nutzen
- Favoriten für den schnellen Zugriff
- Downloads und Exporte
Digitale Personalakte
Eine Akte pro Person, mit Verlauf, Dateien und Wiedervorlagen
Führen Sie für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter eine digitale Personalakte: Verträge, Gespräche, Fortbildungen und Vereinbarungen stehen als Einträge im Verlauf, mit Dateien und Wiedervorlage. Welche Register und Felder eine Akte hat, legen Sie selbst fest.
- Eigene Aktentypen mit Registern und Feldern
- Wiedervorlagen und Aufgaben mit Erinnerung
- Nur zuständige Personen sehen die Akte, Zugriffe werden protokolliert
Persönliches Dashboard
Anstehende Termine, Aufgaben und Kennzahlen passend zur Rolle
Das Dashboard bündelt anstehende Termine, offene Aufgaben und relevante Kennzahlen. Geschäftsführung, Teamleitung und Mitarbeitende sehen jeweils, was sie brauchen.
- Persönlicher Überblick nach Rolle
- Kommende Termine
- Schnellzugriff auf häufige Aufgaben
Rollen & Rechte
Jeder Rolle die passenden Zugriffsrechte geben
Legen Sie Rollen und Teams an, verwalten Sie Zugehörigkeiten und vergeben Sie zentral die passenden Rechte an Mitarbeitende und externe Gäste.
- Rollen und Teams
- Rollenbasierte Berechtigungen
- Sichere Trennung zwischen Organisationen
Benachrichtigungen
Änderungen, Einladungen und Erinnerungen an die richtigen Kollegen senden
Ändert sich ein Termin oder eine Aufgabe, erfahren es die Beteiligten rechtzeitig. Benachrichtigungen führen direkt zum Inhalt und zeigen, ob sie gelesen wurden.
- Hinweise zu Änderungen und Einladungen
- Direkte Verlinkung zum Inhalt
- Gelesen- und Ungelesen-Status
Zeiterfassung & Auslagen
Arbeitszeit und Auslagen erfassen und freigeben
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit per Timer oder nachträglich und reichen sie wochenweise zur Freigabe ein. Teamleitung und Buchhaltung prüfen alles an einem Ort. Auslagen lassen sich als Excel oder PDF exportieren.
- Zeiterfassung per Timer oder nachträglich
- Wochenweise Freigabe der Arbeitszeit
- Auslagen mit Belegen
- Export der Auslagen als Excel oder PDF
Lizenzen & Abrechnung
Tarife, Lizenzen, KI-Kontingente und Speicher verwalten
Sehen Sie den aktiven Tarif, enthaltene Leistungen und Kontingente und weisen Sie Mitarbeitenden Lizenzen zu.
- Tarif- und Leistungsübersicht
- Lizenzzuweisung pro Person
- KI- und Speicherkontingente
Feedback & Support
Fragen und Probleme als Support-Tickets verfolgen
Mitarbeitende erfassen Feedback mit Kontext und verfolgen den Status. Die Unterhaltung mit dem Support bleibt am Ticket und geht nicht zwischen E-Mails verloren.
- Feedback und Fehlermeldungen erfassen
- Status und Verlauf nachvollziehen
- Antworten direkt am Ticket
Personenverzeichnis
Alle Personen Ihrer Organisation in einem Verzeichnis, auch ohne Login
Aushilfen, freie Mitarbeitende und Ehrenamtliche gehören dazu, haben aber oft kein Konto. Das Verzeichnis führt alle Personen Ihrer Organisation an einem Ort, mit Stammdaten und Zugehörigkeiten.
- Personalnummer, Kontaktdaten und Geburtsdatum
- Zugehörigkeiten mit Status wie aktiv, pausiert oder ausgeschieden
- Bestehende Konten direkt übernehmen
Abwesenheiten
Urlaub und Krankmeldungen beantragen, genehmigen und im Blick behalten
Mitarbeitende beantragen Urlaub und melden Krankheit an einem Ort. Wer genehmigt, sieht Kontingente und Besetzung. Kolleginnen und Kollegen sehen, wer fehlt, aber keine Notizen.
- Anträge mit einstellbaren Freigabewegen
- Urlaubskontingente und Resttage
- Teamkalender mit allen Abwesenheiten
Dienstplan
Schichten über Teams, Standorte und Projekte in einer Woche planen
Der Dienstplan zeigt eine Woche über alle Bereiche, vom Team bis zur festen Schicht. Überschneidungen mit anderen Terminen fallen auf, bevor es Ihre Mitarbeitenden merken.
- Wochenansicht pro Person über alle Bereiche
- Zeitachse über mehrere Wochen
- Abwesenheiten direkt im Plan sichtbar
Einsatzplan
Besetzung für Messen, Aktionstage und Events ohne Excel-Liste planen
Legen Sie Tage, Zeitfenster und Aufgaben als Raster an und bestimmen Sie, wie viele Personen pro Feld gebraucht werden. Nach dem Veröffentlichen tragen sich Mitarbeitende ein, auf Wunsch auch Externe über einen öffentlichen Link.
- Raster mit Plätzen pro Zeitfenster und Aufgabe
- Öffentlicher Link zum Eintragen
- Vorlagen, Druckansicht und CSV-Export
Raumbuchung
Besprechungsräume ohne Doppelbuchung belegen
Eine Buchung ist ein Kalendertermin mit Raum, auch als wöchentliche Serie. Überschneidungen werden beim Speichern abgelehnt. Ein abgesagtes Meeting bleibt durchgestrichen sichtbar und gibt den Raum wieder frei.
- Wochenübersicht über alle Räume
- Prüfung auf Doppelbuchungen, auch bei Serien
- Ganze Räume oder einzelne Bereiche buchen
Arbeitsboards
Projekte und Aufgaben an einem Ort statt in E-Mails und Tabellen
Arbeitsboards bündeln die Arbeit Ihrer Organisation in Spalten und Karten, über Abteilungen hinweg. Boards lassen sich verschachteln und als Board, Matrix, Liste oder Zeitachse ansehen.
- Board-, Matrix-, Listen- und Zeitachsenansicht
- Eigene Felder und gespeicherte Ansichten
- Private, Team- und Organisationsboards
Notizen
Notizen schreiben, mit der Arbeit verknüpfen und in Aufgaben verwandeln
Schreiben Sie eine Notiz einmal und verknüpfen Sie sie mit anderen Notizen, Aufgaben und Boards. Offene Kontrollkästchen werden nach Ihrer Bestätigung zu Aufgaben, und Sie können Ihre Arbeitszeit direkt verbuchen.
- Markdown, das beim Tippen formatiert wird
- Mit [[ auf Notizen, Aufgaben und Boards verweisen
- Aufgaben und Zeit erst nach Ihrer Bestätigung anlegen
Spesenregeln
Fahrtkosten und Pauschalen aus der Anwesenheit berechnen lassen
Eine Regel legt fest, wann die Teilnahme an einem Termin Spesen auslöst, für wen und in welcher Höhe. So muss niemand jede Dienstfahrt von Hand abrechnen.
- Euro pro Kilometer, Pauschale oder Stundensatz
- Abweichungen pro Team und Obergrenzen
- Vorschau vor jedem Abrechnungslauf
Geodienste
Adressen finden, Orte markieren und Entfernungen berechnen
Geodienste finden Adressen und setzen Büros und Standorte auf die Karte. Für Spesenregeln berechnen sie die Kilometer von der Heimatadresse bis zum Ort des Termins.
- Adresssuche beim Anlegen von Räumen
- Standort jedes Raums auf der Karte
- Kilometer als Grundlage für Spesenregeln
API-Integrationen
Externe Systeme sicher an Ihre Organisation anbinden
Über die öffentliche API verbinden sich Ihre eigenen Systeme direkt mit Ihrer Organisation, zum Beispiel ein externes Ticketsystem. Den Anfang machen die Arbeitsboards. Den Zugriff legen Sie pro Client und Funktion fest.
- Anmeldung per OAuth 2.0 Client Credentials
- Zugriff pro Funktion: keiner, lesen oder ändern
- Dokumentierte Schnittstelle als OpenAPI
Ankündigungen
Neuigkeiten und wichtige Hinweise zur Plattform an einem Ort lesen
Unter Ankündigungen erscheinen Hinweise zu neuen Funktionen und Wichtiges zur Plattform. Jede Ankündigung richtet sich gezielt an bestimmte Organisationen und Rollen, und Sie sehen nur, was für Sie gedacht ist.
- Gezielt nach Organisation und Rolle
- Hinweise zu neuen Funktionen
- Alle Meldungen auf einer eigenen Seite
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